Beleid

Klik hier voor een downloadbare versie (pdf)

Beleidsplan 2016-2020
“Samen voor minder armoede”

Inleiding
De Parochiële Caritas Instelling (PCI) van de parochie HH Twaalf apostelen is op 1 januari 2011 officieel van start nadat in 2010 bij decreet het bisdom 12 afzonderlijke parochies in de Graafschap/Achterhoek heeft samengevoegd.
Per 1 juli 2015 zijn twee voormalige parochies (Brummen en Drempt) van de parochie Levend Water aan onze parochie toegevoegd en zijn ook de PCI-en van die locaties overgegaan.
Dit beleidsplan omvat de locaties: Baak, Borculo, Brummen, Drempt, Hengelo, Joppe, Keijenborg, Lochem, Olburgen, Ruurlo, Steenderen, Vierakker, Vorden en Zutphen. In elke locatie is een werkgroep actief.
Dit beleidsplan vervangt het beleidsplan dat bij de fusie is opgesteld.

Doelstelling van dit beleidsplan
De doelstelling van dit beleidsplan is de PCI een permanente en herkenbare plek te geven in onze hedendaagse samenleving en in het bijzonder binnen onze parochie. Vanuit onze christelijke waarden en normen werken aan een rechtvaardige wereld. Diaconie – naastenliefde – is de basis van ons geloof. Zorg voor de kwetsbaren en zwakkeren is door onze paus Franciscus ook actueel gemaakt. De PCI beheert hiervoor een vermogen en zorgt voor werving van middelen en het doelmatig
aanwenden van gerealiseerde/beschikbare middelen. Door samenwerking met andere geloofsgemeenschappen en burgerlijke overheden wordt gewerkt aan een betere herkenbaarheid van de caritatieve en diaconale activiteiten en een goed
functionerende organisatie.
Het Algemeen Reglement voor het bestuur van een Parochiële Caritas Instelling van het bisdom geeft daarbij de grenzen van ons functioneren en verantwoordelijkheid aan.

Historische context
Bij de fusie van de verschillende parochies in 2011 is van elke locatie geïnventariseerd welke specifieke activiteiten onder de paraplu van de PCI werden uitgevoerd. Die unieke historie zal zoveel als mogelijk moeten worden gecontinueerd om het werk draagvlak te geven.
Vanuit het bisdom is daarbij de afgelopen jaren aangegeven dat de activiteiten alleen vanuit de kerntaak van PCI mogen worden bekostigd c.q. financieel ondersteund.
Financiële ondersteuning is dus alleen mogelijk als het doel van de bekostiging gemotiveerd wordt vanuit de omschreven kaders. Het werkgebied van de PCI van de HH Twaalf Apostelen wordt gekenmerkt door een grote mate van verscheidenheid in sociaal en geografisch achtergronden. De problematiek in de steden is wezenlijk anders dan in de dorpen en kleine kernen/het platteland. Erkenning van deze verscheidenheid zal in de toekomst gewaarborgd moeten worden.
Bij de fusie zijn ook afspraken gemaakt over de registratie van een specifieke locatie gebonden reserve. Voor Drempt en Brummen zijn deze afspraken niet gemaakt. Hierop wordt later nog terug gekomen.

Bestuur
Het bestuur van een PCI wordt op voordracht benoemd door de bisschop en bestaat uit tenminste drie
personen. De benoeming is voor een periode van vier jaar en kan eenmaal met vier jaar worden verlengd. De
voorzitter wordt in functie benoemd.
Voor onze PCI streven we naar een bestuur van 5 personen waarbij tenminste 2 personen vrouw zijn.
Taken kunnen dan goed worden verdeeld en waarneming kan goed worden geborgd. Voor de continuïteit van kennis en ervaring in het bestuur wordt per jaar maximaal 1 persoon vervangen. De benoemingen van de huidige bestuursleden sluit niet aan bij deze regel. Er zal een rooster van aftreden worden vastgesteld. Het bisdom kan en is bereid om voor de continuïteit op basis van goede argumenten af te wijken van de algemene benoemingstermijn. Het is wenselijk en het bestuur streeft ernaar om tijdig voor het afscheid van een bestuurslid een vervanger te werven, zodat een vanzelfsprekende natuurlijke overdracht van taken mogelijk is. Tijdelijk kan het bestuur dan uit 6 personen bestaan. Omdat gekozen wordt voor een bestuur van 5 personen met maximaal 1 vervanging per jaar zal toestemming van het bisdom gekregen moeten worden voor de benoemingsduur van 5 jaar.
Het bestuur vergadert op basis van een vastgesteld rooster ongeveer 10 keer per jaar.
Besluiten nemen we op basis van consensus.
Voor specifieke deskundigheid zoals de verpachting van landbouwgronden maakt het bestuur gebruik van een (ad hoc) in te huren rentmeester/deskundige. Voor beleggingen is er samen met het parochiebestuur een beleggingscommissie functioneel. De commissie adviseert het bestuur en zorgt ervoor dat de omvang en de aard van de beleggingen een maximale opbrengst mogelijk maken, maar ook dat we voldoen aan de eisen van het bisdom. De samenstelling en functie van de leden van de commissie komt nog voort uit het fusieproces. Het betreffende reglement moet worden aangepast. Daarover is het overleg met het Parochiebestuur al gestart.
De administratieve activiteiten van het bestuur worden zowel fysiek als digitaal gearchiveerd. Digitaal is een administratieve organisatie beschikbaar die het voor bestuursleden mogelijk maakt om te raadplegen en te documenteren.

Maatschappelijke ontwikkelingen
De noden en behoeften van de huidige en toekomstige samenleving veranderen voortdurend.
Economische omstandigheden, technologische ontwikkelingen, individualisering en globalisering zijn kenmerken waarmee we allemaal te maken krijgen. Als PCI moeten we hierop anticiperen en onze hulpverlening afstemmen.
Voedselbanken, kledingbanken maar ook de Wet Maatschappelijk Ondersteuning en de Zorgwetgeving hebben invloed op de wijze waarop wij onze hulpverlening zullen moeten aanpassen. Ook actief participeren en samenwerken met door de burgerlijke overheid in het leven geroepen “wijkteams”/”buurtcoaches” kan op een integrale wijze de hulpverlening aan zorgbehoevenden en zwakkeren in onze samenleving verbeteren. Schuldhulpverlening zal in samenspraak met andere organisaties actief worden ondersteund. De steeds veranderende omstandigheden brengen ook met zich mee dat er andere en nieuwe armoede in de samenleving is. Als PCI moeten we hier attent op zijn en naar handelen.

Kerntaken van de PCI
Tot de kerntaak van de PCI beschouwen we de directe en indirecte materiële en immateriële hulpverlening aan mensen binnen onze parochie en slachtoffers van (natuur)rampen, (oorlogs)geweld en vluchtelingen. Tot de hulpverlening / kerntaak rekenen we ook deelname en ondersteuning van plaatselijke organisaties die ten doel hebben armoede en eenzaamheid te bestrijden.

De werkgroepen zullen actief de vindplaatsen van armoede en eenzaamheid binnen het werkgebied moeten gaan inventariseren. Daarbij valt te denken aan scholen, bezoekersgroepen, gemeente, netwerken van ouderen.
We weten dat armoede geen onderwerp is waar mensen “op straat” over praten, maar met een actieve houding wordt meer bereikt en kan mogelijke ernstige problematiek worden voorkomen. Achter ogenschijnlijke “rijke voordeuren” kan (grote) armoede schuil gaan. Op het platteland laat armoede zich moeilijker zien dan in de stad, zo is de ervaring inmiddels. Dit maakt de uitdaging voor de dorpen en het platteland groter.

De PCI streeft er met haar activiteiten naar een bijdrage te leveren aan een sociale samenhang in onze samenleving. De inzet en betrokkenheid gaat verder dan alleen die voor de primaire doelgroep. Met de activiteiten streeft de PCI de sociale samenhang en integratie in de samenleving te bevorderen. Dit doet ze waar mogelijk in samenwerking met andere organisaties. De PCI wil in nauwe samenspraak diaconale activiteiten die onze doelstelling raken mede financieren en in overleg met de plaatselijke werkgroepen vorm proberen te geven. In een overleg met het Parochie Bestuur is hiervoor een eerste stap gezet en zullen de werkgroepen actief betrokken worden.

Financien
Algemeen
Om onze doelstelling en kerntaken uit te kunnen voeren hebben we historisch een vermogen ter beschikking. Dit vermogen omvat een totale balanswaarde van ca 3,5 miljoen euro en bestaat uit onroerende goederen (ca 22%), beleggingen (ca 56%) en spaargelden (ca.22 %). De opbrengsten uit dit vermogen waren de afgelopen jaren wisselend. Eenmalige opbrengsten en
kosten waren debet hieraan, maar meer nog de dalende rente en dividendopbrengsten.
Het bisdom stelt stringente voorwaarden aan de aard van de beleggingen en dat we jaarlijks een sluitende begroting in moeten dienen. Tot nu toe is dat gelukt maar daar zijn al wel bezuinigingen op de verschillende budgetten, waaronder die van de werkgroepen, voor nodig geweest. Opvallend is dat de jaarrekeningen (waarschijnlijk ook die van 2016) met een positief resultaat kunnen worden afgesloten. Uit een eerste analyse van dit gegeven blijkt, dat de werkelijke uitgaven van de
verschillende werkgroepen binnen de begroting blijven. Op zich is dit natuurlijk prima, maar daarmee wordt ook de doelstelling en kerntaak gemiddeld niet gehaald of staat onder druk van een sluitende begroting.
De boodschap over bezuinigingen, die de laatste jaren tijdens bijeenkomsten met de werkgroepen is geuit, mag niet onze doelstelling “armoede bestrijden” beperken. Wanneer de uitvoering van onze kerntaak een tekort op het jaarresultaat of een overschrijding van een toegekende locatie budget met zich mee gaat brengen, zal het bestuur dit met een afzonderlijk besluit fiatteren en verantwoorden aan het bisdom.

Reserves voormalige PCI
In onze jaarrekening is op basis van besluitvorming bij de fusie in 2010 een bedrag van € 321.150,-- gereserveerd en per voormalige parochie vastgesteld (10% van vermogen). Dit is gedaan omdat er grote verschillen tussen rijke en arme PCI waren en men het belangrijk vond dat die gelden voor PCI activiteiten per locatie beschikbaar bleven.
Inmiddels zijn de voormalige parochies Brummen en Dempt aan onze parochie/PCI toegevoegd, waarvoor een dergelijke reserve niet vast te stellen is. Sinds de fusie heeft er geen mutatie in deze reserve plaatsgevonden. De achtergronden van de reserve zijn in het licht van het fusieproces begrijpelijk maar passen niet binnen de solidariteit die we binnen de locaties ervaren, maar ook wenselijk achten. Wanneer binnen een locatie bijzondere uitgaven gewenst worden en deze passen binnen onze doelstelling en via de begroting en of jaarrekening kunnen worden verantwoord, kan zelfs een historische (kleine of grote) reserve belemmerend zijn. Voorgesteld wordt deze reserve niet langer afzonderlijk in de jaarrekening op te nemen.

Inkomsten vergroten. (fondswerving, sponsering, beleggingsmogelijkheden)
Zoals hiervoor al is aangegeven zijn de inkomsten uit ons vermogen gedaald en zijn tekorten in de
toekomst niet uitgesloten. We kunnen ons vermogen en met name de liquide middelen aanspreken om tekorten weg te werken, temeer omdat ze nauwelijks of niet bijdragen aan de baten.

Toch is het belangrijk het vermogen in stand te houden om op lange termijn onze taak te kunnen blijven uitvoeren.
Daarom vragen we de werkgroepen actief op zoek te gaan naar sponsoren en met fondswerving de activiteiten (mede) bekostigd te krijgen. De inhoud van een kerstpakket kan natuurlijk ook door de plaatselijke supermarkt worden gevuld. Ook een mand met boodschappen kan gesponsord worden . Er kunnen bijvoorbeeld ook afspraken gemaakt worden met plaatselijke leveranciers/winkeliers, dat op bestedingen door de PCI 10 of 20% korting wordt gegeven. Zo maar een paar ideeën. Met het parochiebestuur zullen afspraken gemaakt gaan worden om jaarlijks tenminste één collecte in alle locaties tijdens een dienst te bestemmen voor de PCI. Bij voorkeur een thematische dienst die dicht bij onze werk ligt zoals een kerstdienst. Ook voor specifieke (historische)activiteiten per locatie willen we met het parochiebestuur afspraken maken in het kader van collecteschema’s. Deze specifieke locatie collecte opbrengsten blijven voor de locatie beschikbaar. Door het bestuur zal in samenwerking met andere PCI-en en parochiebesturen richting het bisdom nadrukkelijk gevraagd worden de ruimte om liquide middelen in aandelen/obligaties/onroerend goed te beleggen te vergroten.
Liquide middelen drukken de rendementen, terwijl verantwoord beleggen een positieve invloed heeft
op de bestedingsmogelijkheden ten gunste van de doelstelling en het vermogen. Ook is het belangrijk om het vermogen inflatiebestendig te maken. Dit is tot nu toe geen onderdeel van het financiële beleid, omdat dit min of meer door de jaarlijkse positieve rekening resultaten gebeurde. Wanneer er tekorten gaan komen zal het moeilijker worden de taakstelling waar te blijven maken.
Het vaststellen van een ondergrens voor het vermogen waarop in het kader van de bedrijfsvoering risico wordt gelopen lijkt een goede mogelijkheid voor meer ruimte voor beleggingen. Hierbij kan ook rekening worden gehouden met de verhoudingen tussen de samenstelling van het vermogen. Ook willen we in het overleg met het Bisdom proberen om een overschot aan liquide middelen te mogen aanwenden voor onroerend goed waaraan geen of weinig risico zit.

Communicatie

Communicatie Parochiebestuur en locatiewerkgroepen
Vanaf de fusie vindt er (minimaal) 2 keer per jaar overleg met de werkgroepen plaats. Naast de dagelijkse gang van zaken worden deze bijeenkomsten benut om wederzijdse informatie uit te wisselen (good practice voorbeelden) , thema’s te bespreken en zaken af te stemmen. Omdat er met betrekking tot de (besluiten over) uitgaven voor hulpverlening een zeer grote mate van vrijheid bij de werkgroepen is en die behouden moet blijven vraagt de besluitvorming door de werkgroepen en de verantwoording naar het bestuur wel aandacht. Besluiten om uitgaven te doen zullen altijd door tenminste twee personen genomen moeten worden en vastgelegd worden in een verslag of besluitenlijst van een vergadering. Deze werkwijze maakt de uitgaven rechtmatig en doelmatig. Bovendien is een schriftelijke verantwoording essentieel voor de penningmeester en de accountant. Het enkele jaren geleden ingevoerde verantwoordingsformulier is de schriftelijke communicatie tussen bestuur en werkgroepen ten aanzien van de uitgaven. Met het parochiebestuur wordt tenminste eenmaal per jaar in een bijeenkomst de wederzijdse belangen en samenwerking besproken. Voor de komende jaren wil de PCI met het Parochiebestuur en de lokale groepen meer (concrete) inhoud geven aan diaconie. De wijze waarop dit vorm gegeven gaat worden zal de komende tijd een belangrijk communicatie thema worden. Wij verwachten dat ook vanuit de lokale raden en PCI werkgroepen hieraan actief zal worden meegewerkt.

Communicatie parochieblad.
Vanaf het ontstaan van onze parochie heeft de PCI financieel en inhoudelijk bijdragen geleverd aan ons parochieblad “Onderweg”. Het parochieblad is voor ons tevens een medium om met onze parochianen te communiceren. Wij willen dit de komende jaren voortzetten.

Website
De website die nu actief is beantwoord in principe aan de verwachtingen. We zullen zorgen voor actualiteit en goede links /verwijzingen naar de lokale werkgroepen. Ook met het parochiebestuur vindt afstemming plaats over vindbaarheid van informatie.

Bestuur Caritas HH Twaalf Apostelen
Vastgesteld, 10 april 2017